Необхідність посвідчення про відрядження

ЗАПИТ

Наказом Міністерства фінансів України «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.1997 року № 260» від 21.06.2011 № 738 було скасовано форму посвідчення про відрядження. Відтоді посвідчення про відрядження оформлювати не потрібно, достатньо наказу на відрядження.

Чи не виникне запитань в інспекторів ДФС, при перевірці, до авансового звіту по відрядженню, в якому не буде посвідчення? Наприклад: як підтвердити, що працівник дійсно був у місці призначення?

Коли відрядження за кордон, то підтвердженням є авіаквитки, відмітки в паспорті. А як щодо відрядження по Україні?

ВІДПОВІДЬ

У відповідності до вимог ст. 44.1. ПКУ, Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Враховуючи вище наведене, Ваше Підприємство повинно розробити «Положення про відрядження» у якому будуть прописані всі необхідні документи, які видаються Підприємством при направленні працівника у відрядження і якими звітує працівник для підтвердження зв’язку такого відрядження з власною господарською діяльністю.
Такими документами повинні бути:
1. Наказ на відрядження з вказівкою міста строку відрядження, мети, постановкою завдання, бажано посиланням на договір в рамках якого виконується відрядження. В наказі можуть передбачатися різні особливі умови, на думку керівництва, при відрядженні . Такий наказ з ознайомленням працівника є обов’язковим.
2. Кошторис витрат затверджений керівником (Примірний). Створюється при бажанні керівництва і вимог облікової політики і Положення.
3. Авансовий Звіт з додаванням всіх необхідних підтвердних первинних документів про використання коштів, згідно до ст. 170.9.2. ПКУ , виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
4. Перелік всіх можливих оригінальних підтвердних документів по понесених витратах, які підтверджують зв’язок з господарською діяльністю Підприємства.
Такий перелік можливих первинних документів наведено у ст. 170.9.1. ПКУ:
ст. 170.9.1. ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
Включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Кабінетом Міністрів України окремо визначаються граничні норми добових для відрядження членів екіпажів суден/інших транспортних засобів або суми, що спрямовуються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):
провадять комерційну, промислову, науково-пошукову чи риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;
виконують міжнародні рейси для провадження навігаційної діяльності чи перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;
використовуються для проведення аварійно-рятувальних та пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.
……………………………………………………………………………………………………….
Сума добових визначається в разі відрядження:
у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: *запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає *.
4. Звіт підзвітної особи про виконання завдання у відрядженні затвердженого керівництвом Підприємства. Не обов’язково, але бажано.
З всього наведеного вище слідує, що для підтвердження перебування працівника у відрядженні і не оподаткування його додатковим ПДФО, ВЗ і ЄСВ, а також врахування таких витрат у податкових витратах, основними документами на цей час для госпрозрахункових підприємств є:
- Наказ з відповідним наповненням;
- Авансовий Звіт підзвітної особи;
- Оригінальні підтвердні первинні документи, які підтверджують зв’язок понесених витрат з власною господарською діяльністю Підприємства *.

Директор
ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух»
Носов В.Г.

Аудиторська перевірка, бухгалтерські послуги, аутсорсинг зарплати