Представницькі витрати, порядок оформлення

Аудитори ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» консультують:

Нормативним актом, що регулює склад і зміст витрат на представницькі цілі, є наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» від 14.09.2010 р. № 1026 (далі – Наказ № 1026).
Цей документ є обов’язковим для бюджетних установ, але як рекомендаційний документ може застосовуватися усіма іншими Підприємствами.
Згідно до Наказу№ 1026 - До представницьких витрат належать витрати, пов'язанi з проведенням офiцiйного прийому (снiданку, обiду, вечерi) представникiв, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням пiд час переговорiв, оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штатi установи, оплатою номерiв у готелях.

Склад представницьких витрат:

1.На проведення офіційного прийому представників
Витрати на частування гостей (сніданок, обід, вечеря), оренду приміщення для проведення офіційного прийому.
(Особливо обережними будьте з витратами на придбання спиртних напоїв. Звичайно ж, законодавство не обмежує ваше право включати алкоголь до меню офіційних прийомів. Тільки ось врахувати такі витрати ви зможете, тільки якщо організацією офіційного прийому займається заклад ресторанного господарства та він же продає вам напої. Придбання алкоголю за рахунок власних коштів може загрожувати вам штрафними санкціями за безліцензійну роздрібну торгівлю алкогольними напоями. Про це податківці попереджають у консультації, розміщеній в підкатегорії 115.03 ЗІР.)

2.На транспортне забезпечення представницьких заходів
Витрати на оренду та експлуатацію автотранспорту, покупку автобусних, залізничних та авіаквитків

3.На заходи культурної програми
Витрати на організацію видовищних заходів (покупка квитків на концерти, спектаклі, до музеїв, на виставки тощо.) і художнє оздоблення приміщення

4.На буфетне обслуговування під час переговорів
Витрати на оплату вартості послуг кейтерингової компанії, а також витрати на чай, каву, мінеральну воду та інші прохолодні напої, бутерброди, печиво, цукерки та інші кондитерські вироби
(Кейтерингова компанія — підприємство, що надає послуги з приготування, доставки їжі, а також обслуговування, сервіровки, оформлення столу, розливу та подання напоїв гостям тощо. Зверніть увагу! Буфетне обслуговування приймаюча сторона може забезпечити самостійно або залучити для цього підприємства громадського харчування (кафе, ресторани тощо). Єдине — не забудьте рекомендації щодо обліку витрат на спиртні напої (див. вище). Отже, якщо хочете почастувати своїх партнерів чимось міцнішим за мінеральну воду, скористайтеся послугами закладів ресторанного господарства.)

5. На оплату послуг перекладача
Вартість послуг перекладачів, стенографістів, а також інших фахівців, які запрошені у зв’язку з проведенням представницьких заходів
(Головна умова обліку таких витрат як представницьких — відсутність відповідних фахівців у штаті приймаючого підприємства).

6. На оплату номерів у готелях
Витрати на оплату вартості проживання та бронювання номерів у готелях, а також вартість оренди житла на період проведення представницьких заходів

Зверніть увагу: Норми № 1026 дозволяють оплачувати вартість проживання гостей заходу в готелі повністю. А ось розмір дозволених витрат на бронювання номерів у бюджетників обмежений 50 % від вартості проживання за добу. На нашу думку, звичайних підприємств це обмеження не стосується та за необхідності у складі представницьких витрат можна обліковувати витрати на бронювання і в більшій сумі.

Основні ризики з якими стикається Підприємство при проведенні таких заходів і відображенні таких операцій у бухгалтерському обліку це:

- ризик нарахування додаткових податкових зобов’’язань по ПДВ;

- ризик виникнення ПДФО і зборів при обдаруванні учасників такого заходу.

Стосовно обліку податку на прибуток можемо зазначити, що у відповідності до ст. 134.1. ПКУ Об'єктом оподаткування є:........................................................................

1. Ризик нарахування додаткових податкових зобов’’язань по ПДВ...........................................................................
.....................................................................................................................................................................................

З вище наведеного слідує, що витрати на проведення заходу повинні бути оформлені як витрати на здійснення представницького заходу, рекламної компанії, по ознайомленню дилерів і можливих покупців з новими видами товарів, з новими маркетинговими стратегіями і т.і.
Для цього повинні бути оформлені наступні первинні документи, які обов’язково повинні відповідати вимогам ст. 9 ЗАКОНУ «Про бухгалтерський облiк та фiнансову звiтнiсть в Українi»:
1. Наказ на проведення такого представницького заходу у рекламних цілях з призначенням відповідальної особи за організацію заходу.
2. Затверджений кошторис, який буде включати в себе всі Ваші можливі витрати з їх переліком.
3. Звіт відповідальної особи за проведення заходу з додаванням витратних документів, який затверджується керівництвом.

Документи для оформлення представницьких витрат.:

Наказ про проведення офіційного прийому
У наказі визначають коло осіб, які візьмуть участь в організації та проведенні переговорів (презентацій) з боку підприємства. Крім того, у наказі вказують:
— дату та місце проведення заходу;
— мету заходу, що підтверджує його рекламний характер;
— кількість запрошених осіб;
— строки виконання робіт з організації заходу;
— плановий бюджет заходу;
— перелік ТМЦ, які передбачається безоплатно роздати як дарунки гостям, і демонстраційних матеріалів при проведенні презентації продукції

Програма проведення заходу................................

Кошторис витрат на проведення заходу.................................

Звіт про проведений захід .......................................

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт....................................

Інші первинні документи, що підтверджують зв’язок витрат із госпдіяльністю...............................

2. Ризик виникнення ПДФО у учасників такого заходу при отриманні дарунків і ПДВ............................................................................................

ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» 2019

Аудиторська перевірка, бухгалтерські послуги, аутсорсинг зарплати