Відрядження Керівника підприємства

Аудитори ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» консультують:

ПИТАННЯ:
«Наше підприємство (головний офіс, склад, виробництво) зареєстроване і знаходиться у м. Києві. Крім того ми маємо невідокремлені підрозділи (відділи з продажу) у Дніпропетровську, Харкові, Одесі і Львові. Комерційний директор компанії проживає у м. Львові, але в рамках своїх посадових обов’язків постійно мандрує між філіями та головним офісом. Так він може:
• цілий тиждень знаходитися у Києві, на вихідні повернутися до Львова;
• з понеділка бути знову у Києві, потім поїхати до Одеси, на вихідні повернутися до Львова;
• з понеділка цілий тиждень знаходитися у Харкові, повернутися на вихідні до Львова;
• бути тиждень у Львові;
• потім два тижні разом з вихідними бути у Києві і т.д. і т.п.
Чи можна такі переїзди вважати відрядженнями і виплачувати добові?
Якщо ні, то як бути із витратами на проїзд та проживання в готелях? Чи не виникає додаткове благо з усіма його наслідками?
Якщо так, то як максимально правильно оформити ці відрядження, щоб не виникло проблем під час перевірки податковими органами?»

ВІДПОВІДЬ:
Стосовно відображення витрат на відрядження комерційного директора у податковому обліку слід зауважити, що з 01.01.2015 року вступили зміни до ПКУ і тому Вам для визначення цього питання слід керуватися вимогами ст. 134.1.1. ПКУ, де сказано: «прибуток з джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збiльшення або зменшення) фiнансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фiнансовiй звiтностi пiдприємства вiдповiдно до нацiональних положень (стандартiв) бухгалтерського облiку або мiжнародних стандартiв фiнансової звiтностi, на рiзницi, якi виникають вiдповiдно до положень цього роздiлу.
Порядок та випадки коригувань викладені у статтях 138, 139,140 ПКУ . Суми витрат на відрядження, як суми для коригування об’єкту оподаткування податком на прибуток , у вище наведених статтях Кодексу не згадані.
Значить, що всі витрати на відрядження , які підтверджені документально і відображені на рахунках витрат згідно з правилами бухгалтерського обліку автоматично будуть враховані і у податкових витратах звітного періоду.
Стосовно порядку оформлення відрядження, розрахунку та виплати добових та уникнення їх оподаткування в якості додаткового блага у працівника, можемо навести вимоги статті 170.9.1. ПКУ, де сказано: «…Не є доходом платника податку - фiзичної особи, яка перебуває у трудових вiдносинах iз своїм роботодавцем або є членом керiвних органiв пiдприємств, установ, органiзацiй, сума вiдшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на и вiдрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числi перевезення багажу, бронювання транспортних квиткiв) як до мiсця вiдрядження i назад, так i за мiсцем вiдрядження (у тому числi на орендованому транспортi), оплату вартостi проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахункiв витрат на харчування чи побутовi послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи бiлизни), на найм iнших жилих примiщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортiв, дозволiв на в'їзд (вiз), обов'язкове страхування, iншi документально оформленi витрати, пов'язанi з правилами в'їзду та перебування у мiсцi вiдрядження, в тому числi будь-якi збори i податки, що пiдлягають сплатi у зв'язку iз здiйсненням таких витрат.
Зазначенi в абзацi другому цього пiдпункту витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявностi пiдтвердних документiв, що засвiдчують вартiсть цих витрат у виглядi транспортних квиткiв або транспортних рахункiв (багажних квитанцiй), у тому числi електронних квиткiв за наявностi посадкового талона та документа про сплату за всiма видами транспорту, в тому числi чартерних рейсiв, рахункiв, отриманих iз готелiв (мотелiв) або вiд iнших осiб, що надають послуги з розмiщення та проживання фiзичної особи, в тому числi бронювання мiсць у мiсцях проживання, страхових полiсiв тощо.
Включаються до оподатковуваного доходу вартiсть алкогольних напоїв i тютюнових виробiв, суми "чайових", за винятком випадкiв, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згiдно iз законами країни перебування, а також плата за видовищнi заходи.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на вiдрядження, не пiдтвердженi документально, на харчування та фiнансування iнших власних потреб фiзичної особи (добовi витрати), понесенi у зв'язку з таким вiдрядженням у межах територiї України, але не бiльш як 0,2 розмiру мiнiмальної заробiтної плати, встановленої законом на 1 сiчня податкового (звiтного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого вiдрядження, а для вiдряджень за кордон - не вище 0,75 розмiру мiнiмальної заробiтної плати, встановленої законом на 1 сiчня податкового (звiтного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого вiдрядження…….
Сума добових визначається в разi вiдрядження:
у межах України та країн, в'їзд громадян України на територiю яких не потребує наявностi вiзи (дозволу на в'їзд), - згiдно з наказом про вiдрядження та вiдповiдними первинними документами;
до країн, в'їзд громадян України на територiю яких здiйснюється за наявностi вiзи (дозволу на в'їзд), - згiдно з наказом про вiдрядження та вiдмiтками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспортi або документi, що його замiнює.
За вiдсутностi зазначених вiдповiдних пiдтвердних документiв, наказу або вiдмiток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспортi або документi, що його замiнює, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.
Будь-якi витрати на вiдрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявностi документiв, що пiдтверджують зв'язок такого вiдрядження з господарською дiяльнiстю роботодавця/сторони, що вiдряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, дiяльнiсть якої збiгається з дiяльнiстю роботодавця/сторони, що вiдряджає; укладеного договору чи контракту; iнших документiв, якi встановлюють або засвiдчують бажання встановити цивiльно-правовi вiдносини; документiв, що засвiдчують участь вiдрядженої особи в переговорах, конференцiях або симпозiумах, iнших заходах, якi проводяться за тематикою, що збiгається з господарською дiяльнiстю роботодавця/сторони, що вiдряджає.
Якщо згiдно iз законами країни вiдрядження або країн, територiєю яких здiйснюється транзитний рух до країни вiдрядження, обов'язково необхiдно здiйснити страхування життя або здоров'я вiдрядженої особи чи її цивiльної вiдповiдальностi (у разi використання транспортних засобiв), то витрати на таке страхування не включаються до оподатковуваного доходу платника податку».
З урахуванням всього вище наведеного, для уникнення податкових ризиків при обліку операцій з підзвітними особами Вам необхідно такі операції забезпечити наступними первинними документами:
1. Працівник повинен бути офіціально оформленим на підприємстві з обліком його трудової книжки;
2. Для направлення у відрядження видається наказ з вказаним пунктом і періодом відрядження, його метою, та іншими особливими умовами;
3. Працівнику може бути надане запрошення від приймаючої сторони ;
4. При поверненні працівник до авансового звіту надає всі первинні документи по витратах у відрядженні, крім витрат добових.
5. Для підтвердження зв’язку відрядження з господарською діяльністю повинні бути надані всі первинні документи у відповідності до вимог вище наведеної ст. 170.9.1. НКУ.