Відрядження на власному автомобілі, деякі нюанси обліку

Аудитори ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» консультують:

Питання:
Працівник буде їхати у відрядження за кордон на власному автомобілі, як відобразити документально цю господарську операцію:
1. Коли співробітник буде використовувати власний автомобіль у робочих цілях протягом відрядження.
2. Як компенсувати йому витрачене пальне протягом цього відрядження?
3. Чи можливо у даному випадку укласти договір позички, а не оренди без обов’язкової плати.
4. Як документально це оформити?
5. Компенсацію буде проведено лише пального?

ВІДПОВІДЬ
Використання власного автомобіля працівником при виконанні своїх службових обов’язків, можливо на підставі слідуючих договір:
1. договір оренди (найму) транспортного засобу (ст. 798 ЦК). Договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 ЦК);
2. договір позички (безоплатного використання) транспортного засобу (ст. 827 ЦК);
3. виплата працівникові компенсації за зношення автомобіля, що використовується у межах трудових відносин на підставі ст. 125 КЗпП.
У Вашому випадку обов’язково передбачена компенсація працівнику такого використання його автомобіля, тому будемо розглядати договір оренди (найму) транспортного засобу і виплату працівникові компенсації за зношення автомобіля, що використовується у межах трудових відносин. Ви повинні оцінити переваги при застосуванні однієї з цих двох схем використання власного ТЗ працівником при виконанні службових обов’ язків і прийняти рішення.
Договір оренди.
Аналіз відповідей ДПІ по даному питанню свідчить про те, що безпечніше у плані уникнення податкових ризиків по ПДВ (з ПММ), податку на прибуток і ЄСВ, укласти з працівником на час поїздки у відрядження за кордон договір оренди автомобіля. Факт передачі автомобіля у користування підприємству необхідно оформити актом приймання-передачі. При цьому підприємство може встановити суму орендної плати в будь-якому розмірі, навіть мінімальному.
Винагорода за оренду автомобіля по договору оренди оподатковується ПДФО 18% і ВЗ.
Компенсація витрати на ПММ, які підтверджені документально чеками і авансовим звітом, згідно з відповідними нормативними документами, не оподатковуються.
ЄСВ на суму орендної плати працівнику не нараховується.
Необхідні документи:
Договір оренди нотаріально засвідчений (як що орендодавець керівник, договір оренди від підприємства підписує інша довірена особа);
Наказ на встановлення лінійної норми використання ПММ на орендоване авто;
Наказ на відрядження на власному автомобілі по затвердженому маршруту з умовами відшкодування всіх можливих витрат по експлуатації автомобіля у відрядженні;
Первинні документи по підтвердженню понесених витрат у відрядженні (ПММ, парковки);
Авансовий звіт працівника у встановленій формі і поданий в встановлені строки;
Шляховий лист (або власний подібний встановлений документ), який підтверджує пробіг і використання ПММ по нормі або більше.

Компенсації за зношення автомобіля
Як вище вже згадувалося, працівник має право отримати компенсацію за амортизацію власного інструменту/автомобіля що використовується у межах трудових відносин на підставі ст. 125 КЗпП.
Для цього Підприємство повинно укласти відповідний Договір на використання працівником власного автомобіля для виконання службових обов’язків. У договорі прописати всі особливості використання ТЗ, компенсації ПММ, ремонти, обслуговування, плата за амортизацію ТЗ.
Для направлення у відрядження видати Наказ з визначенням мети, маршруту, можливо додати кошторис витрат. Оформити шляховий лист з пробігом і рухом ПММ згідно встановлених Наказом лінійних норм. Акт на передачу ТЗ не складається.
Після повернення працівника з відрядження скласти авансовий звіт на використання авансу по сплаті всіх витрат у т.ч. ПММ, стоянок, паркувань і страхових платежів з додаванням первинних документів.
Згідно п. 3.15 та п. 3.22 Інструкції № 5 про статистику зарплати, витрати на відрядження: добові (у повному обсязі), вартість проїзду, компенсації працівникам на використання для потреб виробництва власного інструменту та особистого транспорту не віднесені до фонду оплати праці та не включаються до бази нарахування єдиного внеску.
Крім того, Постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 року № 1170 затверджено «Перелік видів виплат, що здійснюється за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі –Перелік № 1170).
Згідно п. 9 розділу ІІ Переліку № 1170 до таких витрат відносяться компенсації працівникам для використання потреб виробництва власного транспорту.
З урахуванням викладеного, сума відшкодування платнику податку вартості пального, використаного під час перебування у відрядженні на власному автомобілі, включається до загального оподатковуваного доходу та оподатковується на загальних підставах.
Але, паливо придбане за підзвітні кошти, оприбутковане на баланс підприємства та списаного відповідно підтверджуючих документів на відрядження працівника на власному автомобілі не є об’єктом оподаткування ПДФО, військовим зборов та єдиним внеском.
(Подібна думка викладена у Листі ГУ ДФС в Житомирській області від 13.01.2016 №25/14/06-30-17-01-42.)

Умови надання товарно-матеріальних цінностей (у т.ч. автомобіля) у позичку визначені гл. 60 ЦКУ № 435. Відповідно до ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку. При цьому користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними.
Договір позички між юридичними особами, а також між юридичною та фізичною особою укладається у письмовій формі (ст. 828 ЦКУ). Згідно з п. 4 ст. 828 ЦКУ, такий договір з фізичною особою підлягає нотаріальному посвідченню.
Умовами договору позички доцільно передбачити, хто буде здійснювати видатки на утримання автомобіля, ремонт тощо, все так, як і попередніх договорах у попередній консультації.
Зауважимо, що коли відносини з власником авто оформлені (оренда чи позичка), то, по суті, на період відрядження таке авто стає службовим і всі операції з ним необхідно оформляти як з службовим автомобілем.
Відшкодування працівнику витрат у відрядження здійснюється у загальному порядку передбаченому законодавством.

ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух»
Носов В.Г.

2021

Аудиторська перевірка, бухгалтерські послуги, аутсорсинг зарплати