Оренда автомобілів у працівників: податкові та бухгалтерські аспекти

Аудитори ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» консультують:

ЗАПИТ
Підприємство планує брати в оренду авто у фізичних осіб (працівників) для користування у виробничих цілях. Проконсультуйте, які податкові і бухгалтерські нюанси потрібно врахувати при даних операціях!

Відповідь
На наш погляд, є два способи використовувати Вашим підприємством автомобіль працівника у власній господарській діяльності:
1. На підставі нотаріально засвідченого Договору оренди автомобіля;
2. На підставі застосування норм ст. 125 КЗпП без укладання Договору оренди і його нотаріального засвідчення.

Далі розглянемо ці два способи окремо.

І. Використання автомобіля працівника на підставі Договору оренди:

1. Юридичне оформлення
Договір оренди
Обов’язково при оренді автомобіля укладається письмовий договір між підприємством та фізособою.
Договір оренди легкового автомобіля з фізичною особою укладається у письмовій формі та підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).
Договір повинен містити:
опис авто (марка, модель, VIN-код, техпаспорт тощо),
строк оренди,
розмір орендної плати,
умови використання (для виробничих цілей),
порядок компенсації витрат (ПММ, ремонти, страховка тощо, Інакше діятимуть загальні норми, вказані у ст. 776 ЦКУ)
відповідальність сторін.

2. Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір (ВЗ)
Орендна плата для фізичної особи є доходом від надання майна в оренду (ст. 170.1 ПКУ).
Підприємство виступає в ролі податкового агента:
ПДФО — 18%,
ВЗ — 5%.
Сума орендної плати оподатковується при виплаті — нарахування податків і перерахування до бюджету повинно бути здійснено під час або до виплати.
ЄСВ на суму орендної плати не нараховується, оскільки це не зарплата, а цивільно-правовий дохід.

3. Витрати підприємства
Вартість оренди автомобіля включається до витрат підприємства на підставі:
Договору оренди,
Акту приймання-передачі послуг і щомісячного акту використання автомобіля у господарській діяльності, шляхових листів/або інших подібних власних документів згідно облікової політики,
Платіжних документів.

4. Облік в бухгалтерських регістрах
Оренда автомобіля у фізособи не передбачає відображення активу на балансі, якщо договір — операційна оренда (відповідно до П(С)БО 14 або МСФЗ 16 — залежно від облікової політики).
Автомобіль обліковується на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».

Проводки (операційна оренда):
1 Зараховано авто на за баланс.рах. Дт 01
2 Нараховано орендну плату Дт 92, 93, 91 Кт 685
3 Утримано ПДФО Дт 685 Кт 641/ПДФО
4 Утримано ВЗ Дт 685 Кт 641/ВЗ
5 Перераховано до бюджету Дт 641 Кт 311
6 Перераховано фізособі Дт 685 Кт 311

5. Первинні документи
Договір оренди нотаріально посвідчений
Акт прийому-передачі автомобіля
Акти використання/надання послуг оренди (додати шляхові листи)
Квитанції про сплату ПММ, ремонтів, якщо підприємство відшкодовує

6. Додаткові рекомендації
Компенсація витрат (паливо, амортизація, ремонт) повинна бути передбачена в договорі.
У разі використання авто у відрядженні — облік здійснюється окремо.

Операції з отримання авто в оренду та його повернення не є об’єктом обкладення ПДВ (пп. 196.1.2 ПКУ). Оскільки працівник як фізична особа не є платником ПДВ, податковий кредит за сумами орендної плати не виникає.

P.S.
За договором оренди автомобіля, який належить працівнику, правовідносини, які виникають між сторонами, носять цивільно-правовий характер і не відносяться до трудових відносин.
Передання автомобіля за договором оренди оформлюється актом приймання-передачі.
Дохід орендодавця податковий агент (орендар) оподатковує ПДФО та ВЗ і сплачує за своїм місцезнаходженням. ЄСВ на суму орендної плати не нараховується.
Для уникнення податкових ризиків важливо у договорі оренди визначити, хто зі сторін здійснює поточний та капітальний ремонт і забезпечує техобслуговування автомобіля.

ІІ. Варіант використання автомобіля працівником при виконанні власних обов’язків на підприємстві у вигляді компенсації згідно до ст. 125 КЗпП.

Відразу слід зауважити, що цей спосіб використання автомобіля для потреб підприємства не настільки безпечний у податковому плані, як орендний варіант. Справа у недостатній чіткості законодавчого регулювання цього питання. Разом з тим застосовувати такий варіант доцільно в ситуації, коли автомобіль працівника використовується в діяльності підприємства тільки в межах робочого часу (або нерегулярно). В інший (неробочий) час працівник може використовувати автомобіль на власний розсуд (на відміну від договору оренди/позички, на час дії якого автомобіль передається у володіння/користування підприємства).
На практиці такий спосіб використання автомобіля працівника підприємством зустрічається досить часто.
Суть цього варіанту наступна.
Статтею 125 КЗпП визначено право працівника, який використовує свої інструменти для потреб підприємства, на отримання компенсації за їх знос (амортизацію)
Причому, на нашу думку, поняття «інструменти» потрібно трактувати широко. Звичайно, у період набуття чинності ст. 125 КЗпП ( це було понад 40 років тому) можливість використання в господарській діяльності підприємства не тільки інструментів, а й агрегатів, машин, пристроїв, що належать працівнику, навіть не розглядалася. Водночас чинне законодавство не встановлює заборону на використання власного автомобіля працівника в межах трудових відносин.
Упевненості суб’єктам господарювання може додати той факт, що застосування ст. 125 КЗпП при використанні автомобіля працівників для потреб підприємства визнають податкові органи (роз’яснення в категорії 103.04 БЗ). Водночас суди часто заперечують можливість поширення ст. 125 КЗпП на випадки використання автомобіля (постанова Рівненського окружного адмінсуду від 24.03.2011 р. у справі № 2а-5700/10/1770). Однак є й позитивні рішення судів (постанова Херсонського окружного адміністративного суду від 17.09.2012 р. у справі № 2-а-2002/12/2170).

Якщо ви все-таки вирішили скористатися «трудовим» варіантом використання автомобіля працівника в діяльності підприємства, то необхідно його документальне оформлення.
Документальне оформлення.
Компенсація згідно зі ст. 125 КЗпП не потребує звернення до нотаріуса, на відміну від оренди автомобіля у фізичної особи. Для оформлення відносин у цьому випадку достатньо заяви працівника з проханням дозволити йому використовувати власний автотранспорт при виконанні трудових обов’язків та видання відповідного наказу керівника.
Майте на увазі: положення про можливість такого використання з виплатою відповідної компенсації бажано включити до колективного договору. Якщо в колективному договорі цього не прописано, можна укласти з працівником окремий договір про використання автомобіля для потреб підприємства, або працівник пише відповідну заяву, а директор дає згоду з визначенням умов у відповідному наказі.
На підставі заяви працівника керівнику підприємства необхідно видати наказ (розпорядження) про виплату компенсації працівнику за використання для потреб підприємства його власного автомобіля. У ньому, серед іншого, потрібно вказати мету і період використання автомобіля, розмір та порядок виплати компенсації (зауважте, що йдеться виключно про компенсацію зносу автомобіля без урахування вартості ПММ, ремонту тощо).
При цьому варіанті використання автомобіля працівника краще, щоб за кермом такого автомобіля був сам працівник. Річ у тім, що відповідно до ст. 125 КЗпП компенсація виплачується працівнику, який використовує свій інструмент для потреб підприємства.
Витрати на виплату компенсації зносу автомобіля.
Суму компенсації, на нашу думку, потрібно розглядати як витрати на обов’язкові виплати працівникам. Для правомірного включення до складу податкових витрат необхідно мати документи, які підтверджують, що автомобіль працівника використовувався в господарській діяльності підприємства (заява, наказ керівника, шляхові листи з свідченням використання автомобіля у службових цілях).
Рекомендується розробити службові інструкції з правом використання власного автомобіля з відповідною компенсацією згідно ст. 125 КЗпП)
Розмір компенсації має відповідати сумі амортизації
У ст. 125 КЗпП ідеться про компенсацію тільки за знос (амортизацію). Для того щоб розрахувати амортизацію, потрібно знати вартість автомобіля. Як підтвердний документ можна використати акт експертної оцінки, документи, які підтверджують вартість автомобіля (договір купівлі-продажу, чек тощо).
ПММ.
Підстав для відшкодування працівнику витрат на ПММ згідно зі ст. 125 КЗпП немає. Адже в ній ідеться тільки про компенсацію зносу (амортизації). Пропонуємо вам наш варіант вирішення проблеми — заправляти автомобіль бензином, купленим підприємством. Закупівля бензину може бути як готівковою (через підзвіт, у тому числі закупівля водієм), так і безготівковою. ПММ ви будете оприбутковувати на баланс і списувати відповідно до Норм № 43 на підставі підтвердних документів (подорожніх листів). У цьому випадку витрати на ПММ у податковому обліку відображаєте в загальному порядку, як щодо автомобілів підприємства, залежно від напрямку використання автомобіля.
Ремонти/техобслуговування.
У підприємства-роботодавця, яке використовує автомобіль працівника за «трудовим» варіантом, немає правових підстав для його ремонту і техобслуговування. У цьому випадку проведення ремонту/техобслуговування автомобіля слід розглядати як виконання робіт на користь працівника з наявністю відповідної компенсації. Інакше доведеться визнати безоплатне надання робіт/послуг з відповідним оподаткуванням.
ПДФО.
Сума компенсації за використання власного автомобіля працівника для службових цілей буде для такого працівника доходом у вигляді додаткового блага на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ.
Також для працівника буде додатковим благом вартість проведених за рахунок коштів підприємства та не оплачених таким працівником ремонтів і техобслуговування автомобіля.
Що стосується ПММ, то якщо Ви будете використовувати наведений нами вище варіант обліку палива через підприємство, дохід у працівника не виникне.

Якщо Ви вирішите відшкодовувати вартість ПММ, використаних під час роботи на власному автомобілі, безпосередньо працівнику, то в нього виникне дохід у вигляді додаткового блага (роз’яснення в категорії 103.02 БЗ).
ЄСВ.
Сума компенсації за використання автомобіля в господарській діяльності підприємства не включається до фонду оплати праці (п. 3.22 Інструкції № 5). Тому ЄСВ з них справляти не потрібно. Цей висновок прямо випливає з п. 11 розд. I Переліку № 1170.
Військовий збір.
Компенсація за використання автомобіля в господарській діяльності підприємства передбачена трудовим законодавством. Отже, є ймовірність, що податківці віднесуть її до виплат, які нараховуються (виплачуються, надаються) у зв’язку з трудовими відносинами та підлягають обкладенню військовим збором. Такий висновок можна зробити з аналізу останніх роз’яснень ДФСУ в категорії 132.02 БЗ.

P.S.
Наведено вище два варіанти оформлення використання власного автомобіля працівника його підприємством.
Ви можете оцінити кожен з них наскільки доцільно окремо кожен з них Вами застосовувати, або використовувати одночасно обидва.

ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух»
Носов В.Г.

2025

Аудиторська перевірка, бухгалтерські послуги, аутсорсинг зарплати

Коллеги, если Вам понравился наш материал, поделитесь им в своих сетях и нажмите пожалуйста кнопку Фейсбук мне нравиться ! Заранее Спасибо!