Організація перевезення працівників на підприємстві

Аудитори ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» консультують:

ЗАПИТ
Підприємство планує найняти послуги третьої сторони для перевезення працівників на роботу та з роботи. Перевезення буде з Міста А до місця роботи в місті Б.
Просимо надати інформацію, які внутрішні документи на підприємстві мають бути оформлені для організації цього процесу.
Чи не виникає ризик нарахування додаткового блага для працівників? Якщо так, то яким чином можна це уникнути?

ВІДПОВІДЬ
Для організації перевезення працівників на роботу і з роботи підприємству потрібно внести певні зміни і оформити певні внутрішні документи. Ось список можлих документів та процедур:
1. Укладання угоди з третьою стороною: Укласти угоду з фірмою, яка забезпечує перевезення працівників. Угода повинна включати умови, такі як вартість послуг, графік перевезень, відповідальність за безпеку і якість перевезень.
2. Внутрішні правила і процедури: Розробити внутрішні правила і процедури, які визначають, яким чином працівники можуть користуватися послугами перевезення. Вказати, чи є це безкоштовними чи платними послугами для працівників.
3. Політика конфіденційності: Врахувати питання конфіденційності працівників, особливо щодо збору та обробки їх особистих даних, які можуть збиратися в процесі перевезення.
4. Безпека і страхування: Розглянути питання безпеки під час перевезень і внести відповідні заходи. Також вивчити можливості страхування, щоб захистити як працівників, так і підприємство від можливих ризиків.
5. Інформування працівників: Повідомити працівників про нову послугу, як вона буде функціонувати, і як вони можуть скористатися нею.
6. Ризиковий аналіз: Оцінка можливих ризиків нарахування додаткового блага для працівників, такого як податки або інші соціальні виплати, і розробка стратегій для їх уникнення.
Щодо ризику нарахування додаткового блага для працівників, це може статися, якщо послуги перевезення розглядаються як частина компенсаційного пакету. Щоб цього уникнути, можна зробити наступне:
1. Чітка політика: Зазначити в політиці підприємства, що перевезення працівників є лише зручністю, а не частиною компенсаційного пакету. Вказати, що плата за ці послуги не передбачається.
2. Платні послуги: Якщо підприємство вирішує платити за перевезення працівників, то це повинно бути чітко визначено в угоді або політиці. Прозорість щодо винагороди за ці послуги допоможе уникнути непорозумінь.
3. Зберігання записів: Вести точний облік і записи про всі витрати на перевезення працівників, щоб виявити, що це не є надмірним благом для працівників.
4. Консультація з юристами і фахівцями з ресурсів людських факторів: Перед впровадженням нової послуги краще сконсультуватися з фахівцями, які допоможуть уникнути юридичних проблем, надмірних витрат і податкових ризиків.

Аналіз законодавства та існуючої практики дає можливість зробити наступні висновки.

Відповідно до ст. 10 Кодексу законів про працю (далі - КЗпПУ) з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів працівників, власників та уповноважених ними органів, на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов'язань укладається колективний договір. До змісту колективного договору згідно із ст. 13 КЗпПУ включається, зокрема, встановлення гарантій, компенсацій, пільг. При цьому колективний договір може передбачати додаткові порівняно з чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги.
Згідно до ст. 91 КЗпПУ передбачено, що підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників.
Як що розглядати дохід окремого працівника платника ПДФО, то статтею 165 ПК встановлено виключний перелік доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, який не містить доходу у вигляді вартості послуг з перевезення працівника з місця збору до роботи та назад. Разом з тим доходи, що включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ст. 164 Кодексу, зокрема дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 Кодексу) у вигляді вартості, використання житла, інших об'єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання, крім випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах (пп. «а» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПК).
Крім того, додатково до винятків, передбачених пп. «а» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПК, не вважаються додатковим благом платника податку доходи, одержані у формі та розмірах, що підлягають включенню роботодавцем до собівартості реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг (пп. «б» пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу).
В пункті 3.21 Інструкції зі статистики ЗП передбачено, що витрати на перевезення працівників до місця роботи як власним, так і орендованим транспортом (крім оплати праці водіїв) відносяться до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці.
Отже, як додаткові блага слід розглядати виплати, які мають пільговий характер, містять істотний особистий елемент та надання яких особі не пов'язане з виконуваною нею працею.
Аналогічна позиція міститься в ухвалі Вищого адміністративного суду України від 06 жовтня 2014 року N К/800/20140/14.

Враховуючи те, що витрати на перевезення працівників не мають індивідуального характеру та не розподіляються між працівниками, такі витрати не відносяться до фонду оплати праці та не є додатковим благом, тому вартість перевезення не є об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб працівників, про що наголосив Закарпатський окружний адміністративний суд 03.10.2017 р. у справі № 807/557/16.
З урахуванням всього вище наведеного, для організації перевезення на роботу і з роботи працівників без можливих податкових ризиків, рекомендується створити наступні документи:
1. Колективний договір з відповідним розділом про таке перевезення працівників, або відповідний наказ;
2. Наказом визначити перевізника для укладання з ним договору перевезення працівників, а також про те що надання такої послуги не обмеженому колу працівникам Підприємства не має індивідуального характеру і про включення витрат на перевезення до складу собівартості товарів, робіт, послуг що виготовляються/надаються Підприємством;
3. Наказом встановити маршрут руху, розклад, графік руху, зупинки автотранспорту.
4. Акти на отримання послуг на перевезення працівників від перевізника по узгодженому Договором маршруту.
P.S. У розпорядчих документах по організації перевезень бажано прописати, що орендований вами транспорт частково рухається з урахуванням маршрутів громадського транспорту, який рухається не регулярно і тому працівники мають можливість з урахуванням власного графіку роботи користатися або орендованим транспортом, або громадським транспортом.
Зауважуємо, що норми пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу не містять посилань на те, що доходи, одержані платниками податку у вигляді вартості їх перевезення не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб. Зазначене лише може вказувати на те, що такі доходи не є додатковим благом. Разом з тим до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються інші доходи, крім зазначених ст. 165 Кодексу (пп. 164.2.20 п. 164.2 ст. 164 Кодексу). Податковий агент, який нараховує (виплачує) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний сплатити до бюджету податок на доходи фізичних осіб у повному обсязі відповідно до порядку, визначеному ст. 168 Кодексу. Враховуючи викладене, вартість послуг з перевезення працівників до місця роботи та назад, яке організовуються юридичною особою (роботодавцем), не є додатковим благом але включається до загального місячного (річного) Зауважуємо, що норми пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 Кодексу не містять посилань на те, що доходи, одержані платниками податку у вигляді вартості їх перевезення не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб. Зазначене лише може вказувати на те, що такі доходи не є додатковим благом. Разом з тим до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються інші доходи, крім зазначених ст. 165 Кодексу (пп. 164.2.20 п. 164.2 ст. 164 Кодексу). Податковий агент, який нараховує (виплачує) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний сплатити до бюджету податок на доходи фізичних осіб у повному обсязі відповідно до порядку, визначеному ст. 168 Кодексу. Враховуючи викладене, вартість послуг з перевезення працівників до місця роботи та назад, яке організовуються юридичною особою (роботодавцем), не є додатковим благом але включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід і оподатковується податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах.
Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію. Додатково повідомляємо, що з урахуванням положень ст. 52 Кодексу ця консультація, надана на виконання постанови Закарпатського окружного адміністративного суду від 03.10.2017 р. у справі № 807/557/16, має індивідуальний характер та може застосовуватися виключно «….».

Враховуючи те, що витрати на перевезення працівників не мають індивідуального характеру та не розподіляються між працівниками, не відносяться до фонду оплати праці та не є додатковим благом вартість перевезення не є об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.
При цьому відповідно до Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 2010 року N 1170, витрати на перевезення працівників до місця роботи як власним, так і орендованим транспортом (крім оплати праці водіїв) не є базою нарахування єдиного внеску.

ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух»
Носов В.Г.

2023

Аудиторська перевірка, бухгалтерські послуги, аутсорсинг зарплати

Коллеги, если Вам понравился наш материал, поделитесь им в своих сетях и нажмите пожалуйста кнопку Фейсбук мне нравиться ! Заранее Спасибо!